Alapesetben a specifikációt a Megrendelőnek kellene készíteni, azért, hogy pontos képet kapjon a fejlesztendő applikáció vagy szoftver funkcióiról és működéséről. Sok esetben azonban csak egy általános elképzelése van az ötletéről, és szeretné tisztán látni, hogy egyáltalán működőképes-e, ha igen, akkor pontosan hogyan fog működni, milyen kapcsolatban lesznek egymással az adott funkciók és hogyan épül fel a projekt.
Akkor jó egy funkcionális specifikáció, ha azt a Megrendelő és a fejlesztő is érti. Nyilván nem várható el a Megrendelőtől, hogy rendelkezzen olyan ismeretekkel, amelyek egy ilyen specifikáció elkészítéséhez szükségesek, de hát ezért vagyunk, hogy tudásunkkal és tapasztalatunkkal, valamint a Megrendelővel folyamatosan egyeztetve, közösen elkészítjük a specifikáció vázát, hogy lássuk, milyen funkcionális követelményekkel fog rendelkezni az applikáció.
A specifikáció bevezetőjében megfogalmazzuk a projekt célját és főbb funkcióit. Ezt követően pontonként haladva dokumentáljuk a kliens oldali és szerver oldali funkciókat és követelményeket. Ha szükséges kitérünk a hardver és szoftverkörnyezetre wireframe-t vagy dizájn tervet is készítünk.
Egy jól megírt specifikáció jelentősen megkönnyíti a fejlesztők számára a feladat pontos lefejlesztését (egy funkciónak úgy kell működnie ahogy le van írva!). Specifikáció nélkül szinte lehetetlen, hogy a Megrendelő és a fejlesztő elképzelése egyezzen, mivel másként gondolkodik az aki külső szemmel, felhasználóként nézi a projektet és másként az, aki azt megvalósítani akarja. Specifikáció nélkül nem lehet ütemezni a feladatokat, mivel újabb és újabb egyeztetések szükségesek, ami az applikáció fejlesztésére szánt idő rovására mehet és így könnyen csúszhat a kész alkalmazások tervezett átadása.
Egy normál specifikáció 200.000 - 1.500.000 forint között készítünk el. Határidőt tekintve pedig érdemes 5-30 munkanappal számolni. Pontos árat természetesen akkor tudunk mondani, miután megismerjük és áttanulmányozzuk a projektet. Ezt követően ajánlatot és javaslatot is teszünk, hogy elegendőnek tartjuk-e egy egyszerű specifikáció elkészítését, vagy javasoljuk, hogy összetettebb, szakmai IT specifikációt készítsünk el. Ez utóbbi függ attól is, hogy a későbbiekben a szoftverek hosztingja és a továbbfejlesztése milyen formában fog történni.